5 P - 10 Точки ... или почти идеалните събития

• 28 дек 2017

Всеки, който има поне малко опит в тази област ще ви каже, че събитийният мениджмънт може да изглежда измамно лесен отстрани. Докато не опиташ, почти със сигурност няма да вярваш на хората, занимаващи се с това, когато ти казват какъв стрес и колко организация стои дори зад най-безобидното събитие.

Има много строго професионални сфери, за които хората си мислят, че са лесни. Вземете тичането. То е лесно. Всеки може да тича. Е, пробвайте да бягате като Юсеин Болт. Именно. И точно тук е разликата между професионалиста и любителя. И със събитията е така.
Управлението на събития е много голяма тема, просто защото те идват във всякакви форми и размери, за всякакви аудитории. Има нишови събития, на които са поканени 15 души, и масови, на които идват хиляди. От семинар, през сватба, коктейл, маратон и форум до концерт - това са все събирания, които някой трябва да организира така, че гостите/посетителите/участниците да са доволни.
Всяко професионално организирано събитие има няколко основни етапа: изследване (проучване), измисляне (концепция), планиране, координация и реализация, оценяване.
Всеки един от тези етапи съдържа много елементи.

На етапа на планирането трябва да си отговорите на основни въпроси като "Защо го правим?", "Към какви хора е насочено?", "Кога и къде е подходящо да го организираме?". Правят се т.нар. SWOT (strength, weaknesses, opportunities, threats) анализи, проверява се за конкурентни събития в същия период и др.
Неслучайно събитията трябва да се планират много преди момента на провеждането им. Да, не може за утре, съжалявам. И за други ден не може. (Тук изключвам извънредни обстоятелства, при които може и за днес, но те не са представителни за реалната работа.)
При нормален ритъм рутинно събитие, което вече е в календара ни, имаме опит при организиране на подобно, малко е по мащаб и има семпъл сценарий, отнема между една и две седмици подготовка. И това, при условие, че всички замесени знаят за него предварително и са потвърдили, че нямат други ангажименти в този ден.
За съжаление обаче няма кратко упътване за организиране на мероприятия. Това е така, защото няма значение колко сте организирали досега, всяко е различно (даже когато е еднакво с предишното). Първо, всяко събитие се случва на живо и няма как да е еднакво с каквото и да е преди. Второ, колкото и да сте опитни, е невъзможно да предвидите безкрайното разнообразие от възможни неща, които могат да се объркат. Сервитьорка с изкълчен глезен, спукана гума, залят с течност компютър, водещи, болни от най-модерния за сезона грип, спиране на електричеството и какво ли още не стои между вас и вашето хубаво събитие.
Въпреки това ще се опитам да препоръчам поне няколко основни неща, които могат да помогнат за намаляване на риска от грешки в организацията. Това в никакъв случай не е изчерпателен списък (само в 10 точки е), но е основа, която можете да използвате.
1. Не подценявайте нито едно събитие. Препоръчвам ви да не пропускате нито един от изброените по-горе етапи в организацията, ако искате да увеличите шансовете си то да стане добре.
2. Опитайте да си представите събитието елемент по елемент и момент по момент - всичко, което ще се случва, как ще се движат хората, кое след кое следва и т.н. Като на филм. Или все едно вие вече сте там и го преживявате лично. Това ще ви помогне да си дадете сметка подготвени ли сте, липсва ли ви нещо, добър ли е ритъмът, подходящо ли е местоположението и т.н.
3. Няма идеални събития. Ако вярваме на законите на Мърфи - всичко, което може да се обърка, ще се обърка. Но едно е да се счупи цял поднос чаши, друго е да пропуснете прогнозата за времето и очаквания силен вятър, който да събори сцената и да застраши хората. Стремете се да ограничите потенциалните рискове до управляеми и до такива, които никой от гостите няма да зебележи.
4. Ако нещо се обърка, най-важното е да запазите самообладание. Каквото и да стане, ваша отговорност и задължение е да решите проблема. Ще са ви нужни светкавични рефлекси, незабавна оценка на щетата и бърза преценка на реакциите. Обикновено имате около минута-две, за да започнете да действате. И най-големият ресурс е екипът ви. Затова работете с професионалисти. Не с фирмата с най-евтината, най-скъпата, най-красивата и др. оферта, а с фирмата с най-добра репутация. Репутацията е едно от малкото неща на този свят, които не могат да се купят. Тя трябва да се заслужи.
5. Опитайте да имате План Б поне за основните компоненти на едно събитие - резервен автомобил, заместващ сервитьор, повече чаши и друга посуда, допълнително вино, резервна техника. Веднъж ни се случи два различни мобилни компютъра да откажат да работят с наличната друга техника и се наложи да използваме трети. Това са предвидими неща, които могат да ви спестят нерви и да направят разликата между успеха или неуспеха на едно събитие.
6. Разбира се, има неща, които можете и такива, които не можете да контролирате, така че не се опитвайте да контролирате всичко. Това само ще ви стресира и ще отнеме цялото удовоствие от добре свършената работа. Не бъркайте добрата подготовка с тоталния контрол.

 7. Не се страхувайте да опитвате нови неща. Да си оригинален винаги се цени, стига да не е самоцел. Затова съобразявайте формата, концепцията и всички елементи с целите и аудиторията.

8. Сред недопустимите действия са липсата на предварително планиране и подготовка; очакването, че всички ще дойдат (защото нашето събитие е най-важно); превръщането на храната и напитките в основна атракция; натрапването на продукт/марка; корпоративният егоцентризъм и др.
9. Едно събитие не приключва с напускането на последния гост. То трябва да бъде оценено. Тази оценка е добре да включва както вътрешен анализ, така и различни форми на събиране на мнения от гостите. При изготвянето на оценка, ви съветвам да бъдете много честни. Ако искате да се развивате и да се учите. Защото много "дефекти" могат да останат скрити за гостите, но вие трябва да сте наясно с тях. Анализирайте ги и ги сложете в графа "опит", за да сте сигурни, че следващия път ще се справите по-добре.
10. Винаги може по-добре. Стремете се да го доказвате всеки път. И успех! 

Автор: Radina Ralcheva, Group Account Manager at MC GROUP, Berlin